Aktuální číslo časopisu Ekonom
Je e-mail mrtvý?
Jak na co a jak pro koho. Zvyk je železná košile a v případě komunikačních návyků to platí dvojnásob. Mluvím i z vlastní zkušenosti ….. 😊 O příliš vysoké ceně e-mailů se začalo ve světě ve větším hovořit asi tak před pěti lety. Tehdy byly britské a americké noviny plné článků o firmách, co se rozhodly skončit s e-mailem. Zaměstnance totiž zdržoval od práce, protože se v e-mailech vedly sáhodlouhé diskuse, kdy jejich účastníci pořád museli čekat na odpověď protistrany. Objevily se také vědecké výzkumy, jako například ten z Loughborough University, které poukazovaly na skutečnou cenu e-mailů, když zjistily, že zaměstnanci zabere v průměru 64 sekund, než se po přečtení e-mailu vrátí zpět ke své práci. Při stovce a víc e-mailech denně pak zaměstnanci už neměli v podstatě čas na práci, což se v Česku děje i dnes. Dalším problémem je a byla záplava e-mailů po návratech z dovolených. Tehdejším univerzálním receptem na náhradu e-mailu měl být instant messaging.
Vnímáte kompletní vymýcení e-mailů a jejich náhradu instant messagingem jako řešení?
Osobně si to nemyslím, byť samozřejmě i fakturu můžete poslat třeba přes WhatsApp nebo Microsoft Teams. Instant Messaging navíc trpí některými problémy jako e-mail, které se naplno ukázaly v době koronaviru. Jak chcete předat informace z e-mailů a instant messagingu svým kolegům, pokud ležíte doma s horečkou? Navíc e-mail už dnes není vždy přijímán pozitivně. Řada lidí se snaží redukovat push e-maily v telefonu, snaží se neviset celý den na Outlooku a spoustu e-mailů ignoruje. Problém se nedá vyřešit změnou nástroje. Musí se změnit jak zvyklosti uživatelů, tak celý princip komunikace. Lidé dnes chtějí mít k dispozici informace, které sami potřebují v době, kdy je potřebují, a tam, kde je potřebují.
Co tím máte přesně na mysli?
Dám vám příklad. Účetní řeší zaúčtování faktury. Z jejího předmětu není moc jasné, za co byla, proto k ní nějaký jiný zaměstnanec potřebuje přidat dovysvětlení. Tuto informaci ale účetní potřebuje až v okamžiku zpracování faktury. Jednou z možností je poznámku k faktuře poslat emailem, nebo i zprávou přes instant messaging. Jenže to si pak musí účetní vzpomenout, že takovou zprávu obdržela a složitě jí hledat mezi stovkami e-mailů.
My k tomu ale přistupujeme úplně jinak. V našem novém ERP systému HELIOS Nephrite jsme vytvořili tzv. komunikační centrum. To je přístupné odkudkoliv ze systému. V našem modelovém příkladu se tak účetní spolu s fakturou v pravé části obrazovky zobrazí příslušná poznámka k faktuře, a účetní se může jejího autora, či libovolného jiného uživatele doptat na podrobnosti. Stačí ho tam otagovat, stejně jako na sociálních sítích, připsat dotaz a dotyčnému se ihned zobrazí notifikace ať už v systému, či přidružené mobilní aplikaci. Zásadní vylepšení oproti tomu, co známe ze sociálních sítí, je to, že můžete přidávat privátní a veřejné poznámky, můžete v nich hlavně vyhledávat, a veškeré komentáře jsou archivované. Komunikační centrum je přitom dostupné u libovolné položky v libovolné části ERP systému, včetně třeba nástrojů pro business intelligence, kde jde takhle dělat třeba i brainstorming.
Jenže e-maily slouží i ke komunikaci mimo firmu. Tam se jim přeci už nevyhnete.
My se snažíme našim zákazníkům ukázat, že to tak úplně není. Oni totiž ani pro vaše obchodní partnery nebo zákazníky nejsou ty e-maily bůh ví jak pohodlné, právě kvůli tomu, že je to pro ně jen další e-mail, který pak budou muset hledat. HELIOS Nephrite proto nabízí webový portál, který je přístupný jak pro zaměstnance, tak i externí pracovníky, obchodníky, dodavatele či zákazníky. Těm pak může zobrazovat libovolné informace přímo z informačního systému. Klienti zde mohou najít třeba seznam svých objednávek nebo stav reklamací, a dokonce k nim mohou přidávat i poznámky. Portál jde obohatit i o formuláře, kalendáře, grafy a je zde umožněná plnohodnotná interakce přímo s ERP systémem. Namísto e-mailu s reklamací, tak zákazník může vše zadat přímo na portálu, což všem ulehčí jak od e-mailů, tak hlavně od ručního zpracování takových požadavků ve vaší firmě. S HELIOS Nephrite si tak e-mailovou komunikaci můžete nechat opravdu jen na ty informace, které snesou odkladu a nevyžadují zastupitelnost.
Ale takové faktury přeci musíte poslat poštou či e-mailem
Ano to již není dávno pravdou. Existují přímé možnosti importu a exportu faktur do systému, nebo vytěžování dokumentů pomocí OCR technologie. U OCR bych se ještě rád zastavil. Většina lidí si myslí, že princip je následující: přijde vám faktura (fyzicky či e-mailem) – tu je nutné nascanovat – vytěžit OCR nástroji – zkontrolovat – opravit či doplnit. Realita je ale mnohem jednodušší. Dostanete e-mail do schránky, určené pro tento typ e-mailů (vaši dodavatelé vědí, kam mají faktury posílat) a zbytek už běží automaticky! ERP dokáže nový e-mail identifikovat, sám jej vytěžit a navstupovat do systému. Systém pak sám zajistí identifikací případnou nekorektnost či chybějící informace (např. na čí středisko má být navázáno), což lze do jisté míry také automatizovat, či je doplněno uživatelsky. A v důsledku se jedná o výraznou úsporu času a ač se to nezdá, také snížení chybovosti.
Děkujeme za rozhovor.
Text nevyjadřuje názor redakce
