Pokud si chcete úspěch pojistit i vy, zajisté nepohrdnete pár dobře míněnými radami. A přesně tu vám poskytneme na následujících řádcích, sepsaných na základě našich zkušeností s vývojem a implementacemi modulárního ERP systému Money ERP. Tento systém určený pro malé a střední podniky vyvíjíme už přes 15 let, a za tu dobu naši konzultanti dotáhli do konce stovky projektů pro firmy různých oborů a velikostí.

“Nebojte se změn vnitřních procesů, komunikujte se zaměstnanci a analyzujte případné dopady. Při zavádění nového ERP systému je ten správný čas na změnu roky aplikovaných procesů. Implementace nového ERP systému je komplexní a náročný proces, který vyžaduje maximální soustředění celého týmu zákazníka. Je potřeba do něj vložit maximum úsilí. Odměnou Vám pak bude hladší přechod na nový systém s minimem problémů, spokojenější zaměstnanci a více času na váš obchod,” říká náš konzultant Michal Vrbka.

Jelikož se pak našim klientům věnujeme i dlouho po skončení implementace, máme bohaté zkušenosti i co následné podpory provozu systému a jeho přizpůsobení požadavkům rostoucích firem. Pokud proto v nejbližší době plánujete pořízení ERP systému, následující řádky vám pomohou se ptát na ty správné otázky.

Nastal ten správný čas?

Podnikový systém je významnou a dlouhodobou investicí, a jeho pořízení by tak nemělo být nárazové rozhodnutí. Obvykle si ERP systémy pořizují firmy s jasnou představou o tom, kde v jejich procesech existuje prostor na zlepšení a jaká konkrétní zlepšení má systém přinést. Obecně vzato je ale na implementaci ten pravý čas, pokud:

  • vám administrativa přerůstá přes hlavu a ztrácíte se v excelovských tabulkách či papírech,
  • vás údržba e-shopu stojí příliš času, práce, nervů a ručního zadávání dat,
  • odbavování objednávek trvá příliš dlouho a bojujete s vysokou chybovostí,
  • máte chaos ve skladu, skladové operace zabírají příliš času a závisí na ručním zpracování dat,
  • používáte více oddělených systémů a musíte mezi nimi složitě přenášet či propisovat data,
  • nemáte přehled o plnění úkolů napříč firmou či její aktuální kondici,
  • váš stávající ERP systém již nestačí kapacitou nebo funkcemi.

Víte, co od ERP systému čekáte?

Podnikový systém vám pomůže zefektivnit a automatizovat řadu firemních procesů, jedno řešení ale nelze aplikovat na každou firmu. Každý podnik má jiné potřeby dané oborem činnosti, velikostí firmy a dalšími faktory. V konečném důsledku tak můžete po systému žádat:

  • automatizaci rutinních úkonů,
  •  spolehlivé skladové řízení,
  • urychlení výdeje objednávek,
  • správu reklamací apod.

Dejte dohromady správný výběrový tým

Výběr ERP systému je natolik významný úkol, že i sebe výkonnější kolega nemá šanci jej zvládnout sám. Ve skutečnosti se neobejdete bez spolehlivého výběrového týmu, který:

  • stanoví cíle implementace,
  • vyhledá možné kandidáty,
  • prostuduje jejich podklady,
  • a nakonec vám předá své doporučení.

V týmu by měli být členové všech oddělení, neboť každý úsek má odlišné požadavky a akcentuje jiné funkce ERP systému.

Výběrový tým by měl mít na svou práci dostatek času i prostředků a do jeho čela by se měl postavit schopný lídr kombinující manažerské schopnosti s detailní znalostí firemních procesů. Právě vedoucí týmu ponese za projekt odpovědnost a sehraje roli prostředníka mezi vámi a dodavatelem. Netřeba dodávat, že tým by měli tvořit spolehliví, komunikativní a aktivní lidé s hlubokou znalostí svých oddělení i firemních procesů.

Při shromáždění požadavků se ptejte na ty správné otázky

Jednou z nejdůležitějších fází celé implementace podnikového systému, ne-li tou vůbec nejdůležitější, je stanovení přesných kritérií pro výběr informačního systému. Právě zde pomůže vhodně zvolený výběrový tým, se kterým najděte odpověď na tři základní otázky:

1.      Jaké má vaše firma cíle, resp. jaké firemní procesy či služby chcete zlepšit?

2.      Jaké funkce váš podnik v současnosti potřebuje a jaké nedostatky by měl informační systém řešit?

3.      Jaké funkce by měl ERP systém přinášet do budoucna v rámci růstu podniku?

S odpověďmi na tyto otázky v kapse můžete shromáždit konkrétní požadavky; k nim se hodí přidat i kritéria na dodavatele systému, např. jeho finanční stabilitu nebo zkušenosti. Na základě prioritizace kritérií pak ze seznamu vytipovaných dodavatelů vyberte ty nejnadějnější.

Čím se řídí samotný výběr ERP systému?

Velkou část práce s vytipováním nejlepšího řešení odvede výběrový tým postupující podle výše uvedených kroků. Ten by měl při své práci zvážit několik důležitých otázek, mezi které patří zejména následující:

1)     Velikost vašeho podniku: jiné potřeby má malý e-shop a jiné zase velká firma.

2)     Nezbytné a zbytné funkce: zde je potřeba rovnováhy mezi potřebami firmy a náklady na implementaci.

3)     Napojení systémů třetích stran: zvládne dané řešení komunikaci s externím softwarem?

4)     Nároky na provoz a implementaci: jak dlouho implementace trvá a kolik peněz a času bude stát?

Ptejte se dodavatele informačního systému na správné otázky

Solidnost a spolehlivost dodavatele je přinejmenším stejně důležitá jako kvality ERP systému samotného. Při jednání se zástupci dodavatelské společnosti se proto zajímejte nejen o to, co nabízí software, ale také co k němu můžete čekat za podporu nebo doplňky. Konkrétně se nezapomeňte zeptat na následující:

1)     Jak dlouho dodavatel na trhu působí a jaká je jeho finanční stabilita.

2)     Kolik má zkušeností s tuzemskými i zahraničními projekty.

3)     Kolik má zaměstnanců a jaké může nabídnout reference.

4)     Jaké technologie a platformy používá.

Rovněž se zajímejte o to, na jak dlouho do budoucnosti dodavatel s daným ERP systémem počítá, a jaké k němu nabízí doplňkové služby. Sem může patřit například zákaznická podpora, poskytnutí vlastního implementačního týmu, případně možnost se systémem pracovat na dálku.

Nepokazte cílovou rovinku

Se vším výše uvedeným v kapse již zbývá jen vybrat finalistu a provést samotný nákup. Z nejnadějnějších kandidátů doporučujeme vybírat podle výsledků procesní analýzy (kde vám dodavatelé ukážou, jak se ERP systém přizpůsobí vašim potřebám) a na základě porovnání celkových nákladů. V této fázi se také vyplatí opět prozkoumat reference se zaměřením na spokojenost a největší výhody dle názoru zákazníků.

S dodavatelem vítěze celého výběrového procesu sepište smlouvu, ve které bude jasně určena odpovědnost za případné chyby, obchodní podmínky, celková cena i všechny relevantní termíny. Po dojednání a podpisu smlouvy se pak můžete ve spolupráci s dodavatelem směle pustit do implementace.

Vaši důvěru nezklameme

Rady uvedené na předchozích řádcích vám poslouží, ať už nakonec vyberete jakékoliv řešení. Pokud se ale rozhodnete pro Money ERP, naši odborníci zocelení mnohaletými zkušenostmi i desítkami úspěšných projektů se vynasnaží vám maximálně vyjít vstříc a postarat se, aby výsledné řešení co nejlépe splňovalo potřeby vašeho podnikání. V případě jakýchkoliv dotazů neváhejtekontaktovat obchodníky Money ERP, kteří vám detailně popíšou přednosti Money ERP a v případě zájmu o implementaci vám poradí další kroky.

Související

Text nevyjadřuje názor redakce