Z dat společnosti Software602 vyplývá, že současný trend progresivních a moderních firem je ve využívání digitálních archivů, nicméně většina firem v České republice využívá stále převážně papírové dokumenty – jejich archivace jim však zabírá potřebné prostory a také je nutná průběžná údržba a kontrola archivovaných materiálů. „Pro firmy je náročné uhlídat například termíny skartací jednotlivých dokumentů nebo zajistit jejich validitu i po letech. Vítanou pomocí může být digitální archiv, který zaručuje bezpečné a přehledné ukládání dat,“ vysvětluje Martin Plevka, ředitel divize eCommerce & Public ve společnosti Software602. Zároveň dodává, že digitální archiv s aktivní péčí se postará také o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky a pravidla skartace, které se mohou v budoucnosti měnit na základě úprav zákona.

Nejdéle leží ve firemních archivech HR dokumenty

Délka, po kterou je nutné firemní dokumenty archivovat, se podle jednotlivých typů dokumentů liší. Obecně lze říct, že nejdéle se musí uchovávat dokumenty personálního oddělení. „Konkrétně jde o mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění a u kterých je 45letá archivace nezbytností,“ doplňuje Martin Plevka.

V tomto případě by měl být prioritou kvalitní archivační systém. Zatímco v případě fyzického archivu může být hledání konkrétní složky či dokumentu časově náročné, v digitálním prostředí trvá zpětné dohledání na základě metadat pouze několik vteřin.

Firemní data dlouhodobě v bezpečí

Digitální data je na rozdíl od vytištěných dokumentů možné jednoduše zálohovat a chránit před ztrátou nebo poškozením například v případě požáru nebo jiných neočekávaných událostí. Nehrozí ani poškození dokumentů časem, informace zůstávají čitelné a přehledné.

Digitální archivy mají navíc pokročilé zabezpečení a bezpečnostní nastavení, díky nimž lze zajistit, že k nim mají přístup pouze oprávněné osoby. Jsou tak dostatečně chráněny a přesně také víte, kdo a kdy do jakých dokumentů nahlížel.

Digitální archivace firmě ušetří i stovky tisíc korun ročně

Přehledný systém a integrace dat výrazně zvýší efektivitu pracovních úkonů ve firmě. Snižuje počet rutinních úloh a tím umožňuje další rozvoj zaměstnanců. Martin Plevka však upozorňuje na to, že už na vstupu musí být platný digitální dokument, což je důležitá podmínka pro úspěšný přechod na digitální archiv. Jedině tak lze obsažené informace dále zpracovávat, zjednodušit navazující kroky a eliminovat chybovost. Podle Plevky firmy v oblasti digitální archivace často chybují. „Mnoho lidí neví, jak vytvořit kvalitní elektronický dokument, který lze uložit do dlouhodobého archivu a zároveň zajistit jeho právní validitu i po desítky let,“ popisuje. S tím, jak správně vytvořit platný dokument a následně ho archivovat v souladu s platnou legislativou, mohou firmám pomoct nejrůznější aplikace a software.

Související

Text nevyjadřuje názor redakce