Co je ERP systém
ERP systém je komplexní softwarová platforma, která slouží k integraci a centralizaci různých podnikových funkcí, jako jsou nákup, prodej, účetnictví, zásobování a další. V kontextu servisních firem se tento systém rozšiřuje o specifické funkce, jako je správa servisních zakázek, plánování údržby a monitorování stavu zařízení a komponent.
Jeho hlavním cílem je poskytnout firmě celkový přehled o procesech a zdrojích, což umožňuje efektivnější řízení, lepší koordinaci mezi odděleními a zvýšení produktivity. ERP systém představuje klíčový nástroj pro automatizaci a optimalizaci firemních operací, čímž zvyšuje konkurenceschopnost a schopnost firmy přizpůsobit se měnícím se podmínkám na trhu.
Jedním z nejlepších ERP systémů pro servisní firmy je systém Vario.
Specifika servisních firem a jejich nejčastější problémy
Servisní firmy čelí oproti běžným odvětvím unikátním výzvám a řeší odlišné firemní procesy. Specializují se na poskytování služeb a údržbu zařízení či produktů, které vyžaduji flexibilitu, rychlost a vysokou úroveň odbornosti. Tyto firmy poskytují servis například v oborech:
- gastro,
- potravinových automatech,
- IT,
- autoservisy,
- výrobní zařízení,
- výtahy,
- zemědělství,
- apod.
Tyto firmy nejčastější řeší efektivní organizaci práce techniků, kteří jsou v terénu. Pracují na různých místech v různých vzdálenostech. Firmy potřebují přístup k informacím v reálném čase včetně detailů o servisních zakázkách a historii zařízení. Klíčovým faktorem je také sledování a plánování údržby, aby nedocházelo k výpadkům. Servisní firmy musí vést přesnou evidenci zásob náhradních dílů a materiálů potřebných k opravám. Nedílnou součástí je také funkční zákaznický servis, který zahrnuje příjem servisních požadavků a správu zákaznických smluv.
Tyto specifické požadavky vyžadují přizpůsobení ERP systému, aby byl schopen efektivně řídit a koordinovat tyto procesy a zabezpečit vysokou úroveň služeb poskytovaných servisními firmami.
Jak pomáhá ERP systém Vario
ERP systém Vario je vybaven systémem pro řízení servisu, který poskytuje řadu klíčových funkcí pro efektivní řízení servisních operací a zlepšení celkové produktivitu a kvality poskytovaných služeb. Servisní firmy si cení také webové aplikace Servis, která je určena pro zaměstnance v terénu. Velkou výhodou Varia je jeho komplexnost. Dokáže pokrýt nejen potřeby servisu, ale také všechny firemní agendy od mezd po finance.
Mezi klíčové funkce patří:
- Správa servisních zakázek: ERP systém umožňuje snadnou a efektivní správu servisních zakázek od přijetí po dokončení. To zahrnuje sledování stavu zakázek, plánování zdrojů a časových rozvrhů, a také komunikaci s klienty ohledně stavu a průběhu servisu.
- Plánování údržby: systém umožňuje plánování a sledování pravidelné údržby zařízení a komponent. To zahrnuje plánování preventivní údržby na základě prediktivní analýzy a historie servisních intervencí, což pomáhá minimalizovat výpadky zařízení a prodlužuje jejich životnost.
- Sledování stavu zařízení: ERP systém umožňuje monitorování stavu zařízení a komponent v reálném čase. Díky tomu může firma rychle identifikovat problémy a vyřešit je mnohem rychleji nebo ještě před tím, než k výpadku dojde.
- Usnadnění práce techniků v terénu: ERP systém předává technikovi veškeré informace o zařízení v reálném čase. Vidí například historii zařízení, hlášené vady, plánované činnosti nebo informace o zákazníkovi.
- Funkce, které usnadní práci techniků: Mezi tyto funkce patří například integrace Google navigace, hlasové vyhledávání, automatické vytáčení čísla, automatické odeslání informací do systému i na e-mail zákazníka nebo pořizování fotografii pro dokumentaci.
„Automatická fakturace nám výrazně ulehčila práci. Technik už nemusí přemýšlet, kolik má namarkovat za dopravu a na jaké slevy má klient nárok. Je to užitečné, protože máme asi dvacet různých ceníků. Někdo třeba využívá paušál, ve kterém má určitý počet hodin. Pokud je přečerpá, Vario nás upozorní,” chválí si jednu z funkcí systému vedoucí IT v Alkomu Jiří Kocián.
Text nevyjadřuje názor redakce