Už žádné chyby při přepisu účtenek do účetnictví

Co doklad, to příběh…

Přepis účtenek není nic složitého. Vezmete do ruky paragon, najdete účetní údaje a přepíšete je do počítače. Nakonec zkontrolujete, jestli dávají čísla smysl. Pokud ne, začínáte znovu. A tak pořád dokola a dokola… 

Problém nastane, když jich máte stovky od různých dodavatelů. Firmy totiž často zapomínají na to, že účtenka není reklamní plocha (alespoň ne primárně) ale účetní doklad. A tak na vás místo rozúčtování DPH a IČ svítí logo dodavatele.

Vyhledání správných údajů zabere hromadu času. Práce vás nebaví a s narůstající frustrací se zvyšuje šance na chybu, která vás vrátí o krok zpátky. Pokud zpracováváte větší množství dokladů, podobná práce zabere i několik hodin.

Technologie to udělají za vás

Naštěstí pro vás máme řešení. Kombinace OCR a umělé inteligence vytěží účtenku za vás. Aplikace Alice z dokladu získá důležité údaje a vy je pouze zkontrolujete. Účtenku stačí ofotit, naskenovat nebo poslat e-mailem do systému.

Vytěženou a zkontrolovanou účtenku nakonec exportujete do účetního systému. Vše zvládnete za zlomek času a s minimem chyb – 98 % dokladů Alice vytěží správně. A to včetně komplikovaných a méně obvyklých formátů.

Digitální šanon bez práce

Pamatujete lepení účtenek do sešitu? Tak to už můžete poslat do účetního pravěku. S Alice totiž každý doklad digitálně archivujete a aplikace ho dokonce opatří časovým razítkem.

Alice by redque vás zbaví krabic a šanonů, ve kterých stejně po pár měsících najdete vyšeptalé a nečitelné doklady. Pokud na vás zaklekne kontrola, máte je hned po ruce a v aplikaci ji najdete doslova na pár kliknutí.

Účtenky se k vám dostanou samy

A ještě jedna věc – do Alice vám účtenky zašlou přímo klienti. Ti ji přímo v terénu vyfotí do mobilní aplikace nebo ji v pohodlí kanceláře naskenují e-mailem. Alice účtenku vytěží, vy ji zkontrolujete a pošlete do systému. 

Zní to jako pohádka, ale opravdu to funguje. Účtenky se k vám dostanou včas a navíc ve formě, kterou snadno zpracujete. Pokud vás vytáčí účtenky vytažené z kapsy a ideálně ještě se skvrnou od kafe, tohle je to pravé řešení.

Výhody pro účetní a podnikatele

Aplikace pro vytěžování účtenek Alice pomáhá účetním kancelářím, externistům i podnikatelům. Účetní zbaví rutiny a podnikatelé účtenku jednoduše ofotí a pošlou účetní. Nemusí nikam jezdit a ještě k tomu u účetní nasbírají plusové body. Tím ale výhody nekončí.

• Stop opakovaným chybám – čísla se přepisují automaticky a správně.

• Úspora času – zpracování dokladů je rychlejší a zůstane více času na klienty.

• Méně stresu – žádné luštění drobného písma a lovení dat.

• Lepší přehled – digitalizované doklady jsou snáze dohledatelné.

Účtenek se nezbavíme. Ale to neznamená, že se s nimi musíme trápit jako dřív. Aplikace Alice vám usnadní práci, sníží počet chyb a uleví od rutiny. Ať už pracujete sama na sebe nebo v účetní kanceláři, rozdíl uvidíte už po pár dnech.

Ing. Martin Dušek, autorem článku je marketingová agentura PRESSPROJEKT.